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22 février 2016

Les fonctions du syndic peuvent prendre fin pour différentes raisons
- la survenance de la première assemblée générale lorsque le syndic est désigné par le règlement de copropriété;
- l’échéance du terme. Si l’échéance se termine avant l’assemblée générale statutaire, il y a lieu de convoquer une assemblée extraordinaire qui nommera un syndic provisoire, qui peut être le syndic dont l’échéance est à terme. La même procédure devra être organisée en cas de décès du syndic.
- la révocation du syndic. La révocation, c’est la volonté d’un ou plusieurs copropriétaires de révoquer le syndic. Pour cela, l'assemblée générale doit réunir une majorité absolue sauf si les statuts prévoient une majorité plus forte.
L’art. 577-8, §6 «l’assemblée générale peut toujours révoquer le syndic, elle peut de même, si elle le juge opportun, lui adjoindre un 
En conséquencele syndic en sa qualité de mandataire peut être révoqué à tout moment « ad nutum » à la majorité absolue.
Dans l’esprit du législateur, la nomination du syndic revient souverainement à l’Assemblée générale, il en résulte que lorsque la confiance n’est plus acquise, l’assemblée générale peut, quand bon lui semble, révoquer son syndic sans aucun avertissement (sous réserve de conditions contractuelles précises prévues dans le contrat de syndic).

La position du syndic est toujours précaire.
Toutefois, cette révocation doit être inscrite à l’ordre du jour, et l’assemblée générale doit être valablement constituée pour statuer sur ce point. 
Une assemblée générale extraordinaire, selon les modalités du règlement de copropriété, pourra être convoquée par les copropriétaires possédant au moins un cinquième des quotes-parts avec à l’ordre du jour la révocation et la nomination d’un nouveau syndic. Si les copropriétaires ne sont pas en nombre, ils devront attendre la prochaine assemblée générale statutaire, sous réserve de l'application des dispositions de l'article 577-8,§7.
Il arrive que la révocation peut se réaliser dans des circonstances très pénalisantes pour le syndic. Dans certaines situations, il pourra obtenir des dommages et intérêts.
Généralement, le contrat de syndic prévoit dans ses dispositions contractuelles, des modalités très précises de révocation, mettant ainsi à l'abris tant le syndic que l'assemblée générale de toute révocation fautive.

En général, l’assemblée générale ne doit pas justifier sa décision et le syndic révoqué n’a pas droit à une indemnité.
En révoquant son syndic, l’assemblée ne fait qu’user du droit qui lui est conféré par la loi.

Mais le pouvoir de l’assemblée générale d’exercer ce droit ne la dispense pas pour autant du devoir de respect de ses obligations contractuelles.

Ainsi, usuellement, le syndic négocie souvent avec la copropriété, dans le contrat, l’obligation de donner un préavis et le versement d’une indemnité dans certaines conditions.

L’assemblée doit également veiller à ne pas mettre en cause la compétence ou la réputation du syndic.
En dehors des dispositions du contrat, un syndic qui estime avoir été licencié sans motif ou de manière inconsidérée, peut exiger un dédommagement, mais c’est à lui de rapporter la preuve que l’assemblée générale a commis une faute.

La révocation n’est pas une faute en soi.
Mais, elle peut le devenir, si celle-ci est exercée dans le but de nuire à la réputation du syndic, ou dans des circonstances dommageables pour le syndic.

En ce qui concerne la démission, rien n’est prévu dans les dispositions de la loi du 30 juin 1994, mais il est un fait que le syndic peut donner sa démission quand il veut.
Mais celle-ci ne doit pas se manifester, en mettant l’association des copropriétaires dans une situation dommageable.
Ainsi, le syndic doit toujours veiller à donner sa démission dans le cadre d’une convocation à une assemblée générale (extraordinaire ou ordinaire), avec effet le jour de l’assemblée ou moyennant un délai de préavis afin de lui permettre de clôturer les comptes de l’année et de permettre à l'assemblée de pourvoir à son remplacement (communication des dossiers).
Egalement, le syndic en donnant sa démission, doit veiller à ne pas causer un préjudice à l’association, en donnant par exemple, sa démission à la veille d’un acte important.

Le principe est que le syndic doit veiller à ce que sa démission ne cause pas de dommage, que la poursuite de ses fonctions aurait pu éviter.

La jurisprudence est claire : n’est pas régulière la démission du syndic en dehors de toute convocation de l’assemblée générale.
Le syndic peut ainsi prévoir dans le contrat des modalités dans le cas d’une démission éventuelle, en précisant que le respect de ces modalités permet d’affirmer que sa démission ne cause aucun dommage à l’association.
Il faut également rappeler qu’à la fin de son mandat, le syndic n’est pas pour autant libéré de certaines de ses obligations vis-à-vis de l’association qui l’a mandaté, même s'il a obtenu une décharge.
Ainsi, le syndic sortant a l’obligation de remettre à l’association des copropriétaires, voir au nouveau syndic, toutes informations, documents divers et sommes lui revenant, afin d’assurer au mieux la transition entre les deux gestions.

Dernièrement, le législateur a ajouté un nouvel alinéa lui imposant cette collaboration dans le transfert de la mission (577-8,§4, alinéa 9).
Cette nouvelle disposition devra permettre à l'association d'obtenir plus facilement des dommages et intérêts vis à vis du syndic sortant qui néglige d'effectuer le transfert des dossiers de la copropriété.

Les dispositions de l’article 40 du code déontologique de l'IPI précisent que l’agent qui termine son mandat de syndic doit s’efforcer de rendre ce transfert aussi aisé que possible. 
Les nouvelles dispositions de la loi du 15 décembre 2005, complétant les dispositions de l'article 577-8,§4, précisent que :

Si aucune sanction légale n'est prévue, cette nouvelle disposition renforce la notion de faute du syndic sortant, s'il néglige de réaliser ce transfert dans de brefs délais.

C’est l’A.G. qui nomme le nouveau syndic, bien souvent sur base d’une offre communiquée au conseil de gérance. Cette nomination se fait à la majorité absolue.
Il est utile de rappeler les dispositions de la directive n° 8 de l'ipi qui prévoient certaines mentions obligatoires dans les contrats de syndic : l’objet, les parties, le début et la durée de la convention, les modalités de 

résiliation et de prorogation, la description des prestations ordinaires et extraordinaires, les honoraires et les remboursements de frais, les modalités de reprise, les modalités de décharge, les droits et obligations qui découlent des règles de fonctionnement propre à l’organisation du bureau de syndic.
Lorsque la décision a été prise par l’A.G. et que la convention est signée, les deux syndics doivent mettre tout en oeuvre pour organiser les meilleures conditions pour assurer le transfert de la fonction, sans créer trop de désagrément dans la continuation de la gestion de la copropriété.
Ils devront donc se mettrent d’accord sur les modalités de la cession, et plus précisément de la date de cette cession.
Quelles sont les mesures urgentes à réaliser par l’ancien syndic et le nouveau syndic :
-Le syndic sortant doit établir au plus vite le procès verbal de la dernière assemblée générale, terminer sa mission jusqu’à la date convenue afin qu’une clôture de comptes soit communiquée au plus vite au nouveau syndic lui permettant de continuer la mission.

A cette clôture tous les documents inventoriés doivent être communiqués au nouveau syndic, au moyen d’un formulaire prévu à cette remise.

Cette remise doit donc être contradictoire, ce qui implique que le formulaire doit être signé par les deux parties.
Cette procédure est indispensable si le syndic sortant désire obtenir la décharge de sa mission.
A défaut, le syndic sortant engage sa responsabilité, et ouvre la voie à une demande en dommages et intérêts pour tout retard dans la remise des documents.
-Le nouveau syndic devra ouvrir sans attendre un nouveau compte bancaire au nom de l’association, et doit veiller dans le respect de la procédure reprise ci-dessus, à désintéresser le syndic sortant de tous ces frais et honoraires.
C’est une question de déontologie.

L’agent qui termine son mandat de syndic présente un décompte détaillé et complet et ne peut exercer aucun 

droit de rétention sur les documents.
Le syndic sortant sera très certainement déçu d’être démis de ses fonctions, mais devra toutefois adresser tous les documents sans tarder au nouveau syndic, établir un procès verbal établissant la fin de sa mission, et ainsi veiller à transmettre au plus vite tous les documents utiles au nouveau syndic pour qu’il puisse assumer sa mission.
De nombreux problèmes surgiront lors de cette transmission : les comptes ne sont pas arrêtés à la date de clôture, les documents ne sont pas en ordre, certains contrats manquent, les parties ne peuvent pas s’entendre sur la date de clôture.
Tous ces problèmes doivent être réglés au plus vite afin que ce changement ne devienne pas dommageable à la copropriété.

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